Pelanggan yang mengirim chat pukul sembilan malam, atau saat Anda sedang melayani orang lain, biasanya ingin tahu dua hal: chat saya sudah diterima, dan kapan dibalas. Auto reply bisa menjawab keduanya, sehingga chat itu tidak terasa dibiarkan.

Tapi pesan “Terima kasih, kami akan segera membalas” hampir tidak menahan siapa pun. Pelanggan tetap tidak tahu kapan, dan tidak ada yang membuatnya mau menunggu. Artikel ini membahas isi auto reply yang membuat pelanggan bertahan sampai Anda sempat menjawab.

Seluruh saran isi pesan di bawah adalah saran kami, bukan aturan dari WhatsApp.

Di mana mengaturnya

Aplikasi WhatsApp Business punya fitur Balasan Cepat dan Pesan Tidak di Tempat, dan Pusat Bantuan WhatsApp menjelaskan cara memakai masing-masing. Kami tidak menyalin langkahnya di sini supaya panduan ini tidak basi bila tampilan menunya berubah. Ikuti halaman resminya untuk cara mengaktifkan, lalu pakai artikel ini untuk menentukan apa yang ditulis.

Lima hal yang perlu ada di pesan

  1. Konfirmasi bahwa chat diterima. Satu kalimat pendek dengan nama usaha. Pelanggan jadi tahu ia tidak sedang berbicara ke ruang kosong.
  2. Waktu balasan yang konkret. “Kami buka pukul 09.00–20.00 dan membalas chat ini besok pagi” lebih menenangkan daripada “segera”. Tulis hanya waktu yang pasti bisa Anda tepati.
  3. Jawaban untuk pertanyaan yang paling sering datang. Alamat, jam buka, dan cara memesan. Kalau pelanggan sudah mendapat jawabannya, ia tidak perlu menunggu Anda.
  4. Satu pertanyaan yang memajukan transaksi. Misalnya “Kakak butuh layanan apa, dan untuk tanggal berapa?” Saat Anda membalas pagi harinya, informasi dasarnya sudah ada dan percakapan bisa langsung ke inti.
  5. Nada yang hangat dan pendek. Tiga sampai empat kalimat sudah cukup. Pesan yang panjang jarang dibaca sampai habis di layar HP.

Contoh pesan di luar jam buka

Halo Kak, terima kasih sudah chat [nama usaha]. Saat ini kami sedang tutup, buka lagi besok pukul 09.00 dan chat ini kami balas paling lambat pukul 10.00. Boleh tulis dulu Kakak butuh apa dan untuk tanggal berapa, supaya begitu kami buka bisa langsung dibantu. Alamat dan jam buka kami ada di profil usaha ini.

Perhatikan yang tidak ada di sana: tidak ada janji “dibalas dalam 5 menit” padahal tempat sedang tutup, dan tidak ada daftar panjang yang harus dibaca.

Kesalahan yang sering terjadi

  • Janji waktu yang tidak ditepati. Auto reply menulis “dibalas besok pagi”, lalu chat itu baru dibuka siang. Pelanggan yang sudah menunggu dan masih belum dibalas lebih kecewa daripada yang tidak diberi janji.
  • Auto reply yang berdiri sendiri. Pesannya sudah terkirim, tapi tidak ada kebiasaan membalas yang masuk semalam. Pesan otomatis hanya menunda; pelanggannya tetap perlu dijawab.
  • Pesan yang sama persis di setiap kondisi. Pesan untuk saat Anda sibuk dan saat Anda tutup sebaiknya berbeda: yang pertama menjanjikan balasan dalam waktu dekat, yang kedua menyebut jam buka berikutnya.
  • Terlalu banyak pertanyaan. Satu pertanyaan cukup. Lima pertanyaan terasa seperti formulir.

Kebiasaan yang membuat auto reply berguna: chat semalam dibalas lebih dulu

Begitu buka, balas dulu chat yang masuk di luar jam, sebelum melayani yang baru datang. Mereka sudah menunggu paling lama, dan sudah Anda janjikan. Kalau pertanyaannya berulang, Balasan Cepat membantu agar Anda tidak mengetik ulang jawaban yang sama.

Kalau ingin berjalan sendiri

Auto reply menahan chat, tapi tidak menjawab pertanyaan spesifik dan tidak mencatat apa pun. Mengetik jawaban sendiri di pagi hari adalah bagian yang tetap tertinggal.

AI bawaan WhatsApp dari Meta sudah bisa membalas chat berbahasa Indonesia secara gratis, dan itu bagus untuk jawaban dasar. EverSales dibuat untuk bagian lanjutannya: menjawab dari dokumen usaha Anda sendiri (layanan, harga, kebijakan), mencatat booking, lalu mengirim pengingat sebelum jadwal, supaya chat di luar jam buka tidak berhenti di “akan kami balas”. Kalau Anda ingin melihat apakah cocok, ada trial gratis tanpa kartu kredit.